Art. 25 ust. 1 pkt 3 projektu ustawy o sygnalistach implementującego do polskiego sytemu prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa unijnego nie zawiera wzmianki o możliwości powierzenia prowadzenia działań następczych podmiotowi zewnętrznemu, ta jak ma to miejsce w zakresie przyjmowania zgłoszeń.
Art. 39 ust. 2 projektu zakłada, że „w uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:
1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia”.
Zasadnym byłoby zatem, aby analogiczny przepis dotyczący porozumienia lub umowy wprowadzono do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych.
Powierzenie prowadzenia postępowania wyjaśniającego i wdrożenia działań naprawczych jawi się tu jako rozwiązanie uzasadnione zarówno biznesowo, jak i prawnie.
Podmioty zewnętrzne nie są związane z pracodawcą/instytucją stosunkiem podległościowym, nie ma zatem możliwości merytorycznego wpływania na ich działania czy też wywierania nacisków, co daje gwarancję bezstronności i obiektywności działań.
Działania następcze powinny być prowadzone w taki sposób, by nie naruszać przepisów prawa, ale również wewnętrznych regulacji i standardów, w tym nie naruszać poufności danych osobowych sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Powołanie do tego celu komórki wewnętrznej nie dość, że nie gwarantuje spełnienia tych celów, to na dodatek może generować dla pracodawcy znacznie większe koszty i problemy proceduralne, niż zastosowanie rozwiązań outsourcingowych.
Działania następcze powinny być podejmowane w sposób zorganizowany i z dbałością o profesjonalizm i dyskrecję, co jest zadaniem wymagającym poświęcenia dużej ilości czasu i zasobów, na które organizacja nie zawsze może sobie pozwolić – powierzenie prowadzenia działań następczych podmiotowi zewnętrznemu oszczędza zasoby przedsiębiorstwa, jak również skraca do minimum czas potrzebny na wdrożenie nowych rozwiązań.
Należy zauważyć, że w pewnych przypadkach podmioty prawne mogą nie posiadać odpowiednich kompetencji wewnętrznych do prowadzenia rzetelnych działań następczych i pomoc zewnętrzna może być niezbędna, aby wyjaśnić zgłoszenie.
Powierzenie wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym prowadzenia działań naprawczych oznacza dla przedsiębiorstw, że działania te zostaną wykonane taniej, szybciej i z większą gwarancją spełnienia wymagań ustawowych. Outsourcing pozwala skupić się na celach strategicznych oraz realizowaniu przyjętej misji, a także sprzyja skuteczniejszemu i efektywniejszemu reagowaniu na zmiany zachodzące na rynku.
Ochrona sygnalistów ma na celu zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy oraz zachęcanie do zgłaszania nieprawidłowości – niejednokrotnie sygnalista zaniecha zgłoszenia, lub ograniczy ilość przekazywanych informacji właśnie z obawy, że informacja taka „wycieknie” z wewnętrznej komórki i trafi do osoby naruszającej lub do przełożonego sygnalisty. Powierzenie wykonywania procedur związanych z sygnalistami podmiotowi zewnętrznemu od A do Z daje gwarancję, że wdrożenie procedury związanej z sygnalistami będzie efektywne.
Analizując zagadnienie nie sposób nie dojść do wniosku, że idea outsourcingu kompleksowego w przypadku wdrożenia procedur związanych z sygnalistami jawi się jako uzasadnione biznesowo rozwiązanie.
